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Política de Protección y Tratamiento de datos

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1. ALCANCE
De acuerdo con la ley 1581 del 17 de octubre de 2012 por el cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales, Unidad Médica Integral María Auxiliadora Ltda. como responsable de la información, crea esta Política con el fin de hacer un uso adecuado de los datos personales adquiridos de pacientes, proveedores, empleados y personas vinculadas a la empresa en alguna relación comercial o laboral.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
UNIDAD MEDICA INTEGRAL MARIA AUXILIADORA LTDA. sociedad identificada con Nit: 800.237.286-1 y con domicilio en la Calle 57 A Sur No. 79A-16, Barrio Ciudad Roma de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia en cumplimiento de su objeto social y en particular de sus finalidades como actor del sistema general de seguridad social en salud, es responsable del tratamiento de datos personales.
Correo electrónico: info@mariaauxiliadoraips.com, teléfono (+571) 777 47 94 - 779 49 45.
3. DEFINICIONES
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación policita, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
4. TRATAMIENTO
Unidad Médica Integral María Auxiliadora, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de su objeto social, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, es responsable del tratamiento de datos personales como entidad encargada de recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que han sido incorporados en distintas bases.
5. FINALIDAD
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de Unidad Médica Integral María Auxiliadora con las siguientes finalidades:
Bases de datos Clientes:
• Registro de las condiciones clínicas del paciente y procedimientos ejecutados, procesos de actualización de la información básica, técnica y administrativa relativos a la atención en salud registrada en nuestras bases de datos, en cumplimiento de la Resolución 1995 de 1999 sobre las normas para el manejo de la Historia Clínica.
• Programación de agenda y confirmación de citas
• Envío de información sobre promociones y ofertas de tratamientos. Envío de planes de tratamiento y cotizaciones. Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas o concursos de carácter comercial o publicitario.
• Evaluación de la calidad de los tratamientos y encuestas de satisfacción.
• Envío de información a Entidades Promotoras de Salud, de Medicina Prepagada y de Planes de Atención Complementarios como soporte de la facturación y en cumplimiento de la relación contractual.
• Manejo administrativo y contable.
• Análisis de la información de los pacientes atendidos, envío de los RIPS (Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud) en cumplimiento a la Resolución 3374 de 2000, y envío de información a las entidades de control y de vigilancia del Sector de la Salud.
• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas
• Cumplimiento de las obligaciones propias del Sistema General de Seguridad Social
Período de vigencia: El establecido por la ley. La información registrada en las Historias Clínicas de acuerdo con la Resolución 1995 de 1999 debe conservarse y no podrá eliminarse, aunque el titular de los datos personales y sensibles lo solicite. También deben enviarse y conservarse la información de los Registros de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) de acuerdo con la Resolución 3374 de 2000, por lo tanto, no podrán ser eliminados ni por petición del titular de los datos.
Base de Datos de Proveedores:
• Contratación, análisis, evaluaciones, selección de proveedores y/o contratistas potenciales, compras y pagos.
• Envío de información o solicitudes relacionadas con cotizaciones, compras, facturación, pagos e informes de impuestos-retenciones.
• Período de vigencia: Retiro de los datos, durante la relación contractual y cumplimiento legal.
Base de Datos de Talento Humano
• Relación laboral y administración de personal, Contrato Prestación de servicios profesionales
• Gestión de Nómina, Gestión de pagos, Manejo de seguridad social y Administradoras de riesgos profesionales.
• Comunicaciones de ley al personal
• Datos biométricos cuya finalidad se limitará a realizar labores de autenticación y/o enrolamiento de sus funcionarios, ejecutar controles de suplantación y controlar el acceso a sus instalaciones.
Período de vigencia: Retiro del empleado, duración de la relación contractual y deber legal frente a exempleados
Bases de Datos Cámaras de seguridad:
• Seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentran en éstas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier autoridad y organización con sujeción y cumplimiento de normar aplicables.
• Las imágenes sólo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explícitas, que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras
• En cualquier caso, el uso de sistemas de video vigilancia será respetuoso protegiendo el derecho a la intimidad personal.
Periodo de vigencia: 6 meses desde la grabación y según requerimientos de autoridades competentes
Bases de datos en general:
• Suministrar información a las autoridades competentes, de policía y judiciales nacionales e internacionales en virtud de un requerimiento legal o reglamentario y/o usar y revelar esta información y datos personales en defensa de los derechos y/o de la propiedad de Unidad Médica Integral María auxiliadora, de sus clientes, de los sitios web o de sus usuarios para la detección o prevención de fraude.
Estas actividades se podrán realizar a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer.
Los datos recolectados son tratados de acuerdo con la finalidad legal, contractual o extracontractual que dio lugar a la recolección.
6. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN
Para los efectos del proceso de atención, cuando el titular tenga la condición de paciente, deberá suministrar al personal de salud la información necesaria para garantizar un adecuado manejo médico (Clínico, quirúrgico, intra y extrahospitalario, etc.) de las afecciones que lo aquejen, siendo responsabilidad del personal asistencial y administrativo de Unidad Médica Integral María Auxiliadora el mantenimiento de la reserva de la historia clínica, conforme a lo establecido en la Legislación vigente.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Los titulares a los cuales se les ha solicitado libremente información personal en correos electrónicos, llamadas telefónicas o contacto personal y cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de Unidad Médica Integral María Auxiliadora, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
• Conocer los Datos Personales sobre los cuales Unidad Médica Integral María Auxiliadora está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Unidad Médica Integral María Auxiliadora para el Tratamiento de sus Datos Personales salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012
• Ser informado por Unidad Médica Integral María Auxiliadora, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Solicitar a Unidad Médica Integral María Auxiliadora la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y Unidad Médica Integral María Auxiliadora, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
Cuando Unidad Médica Integral María Auxiliadora recolecte datos sensibles, el titular tiene la facultad de responder las preguntas que versen sobre este tipo de datos. Unidad Médica Integral María Auxiliadora podrá recabar y tratar datos sensibles relacionados con el estado de salud del titular, antecedentes e historial clínico, información sobre estilo de vida y otros datos sensibles necesarios o convenientes para la prestación del servicio.
Los datos personales sensibles serán mantenidos y tratados con estricta seguridad y confidencialidad para los fines relacionados con la prestación del servicio de salud, conforme a la legislación y reglamentación aplicable.
Los demás datos sensibles serán protegidos mediante mecanismos técnicos y humanos que disponga la Unidad Médica Integral María Auxiliadora
8. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA
El área de Gerencia tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de la compañía están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de Servicio al cliente y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
El cargo de Administrador(a) ha sido designada por Unidad Médica Integral María Auxiliadora como responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
9. AUTORIZACIÓN
Unidad Médica Integral María Auxiliadora debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
• Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
• Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que Unidad Médica Integral María Auxiliadora realice el Tratamiento de sus Datos Personales.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por Unidad Médica Integral María Auxiliadora, tales como:
• Por escrito, por ejemplo, diligenciando formato de autorización.
• De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:
• Los Datos Personales que serán recolectados.
• La identificación y datos de contacto del responsable y del Encargado del Tratamiento.
• Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales
• Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 7 de esta Política.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.
10. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:
• Origen racial o étnico.
• Orientación política.
• Convicciones religiosas / filosóficas.
• Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
• Salud.
• Vida sexual.
• Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
11. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, SAS sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, Unidad Médica Integral María Auxiliadora deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
12. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por Unidad Médica Integral María Auxiliadora, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización.
Medios habilitados:
Unidad Médica Integral María Auxiliadora ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:
Comunicación dirigida a Unidad Médica Integral María Auxiliadora, dirección Calle 57 A Sur No. 79 A-16 indicando en el asunto el derecho que desea ejercitar.
Cualquier inquietud relacionada con el tratamiento de sus datos personales puede comunicarse con nosotros a la línea en Bogotá 7774794. El usuario podrá presentar sus quejas o reclamaciones por transgresiones o incumplimientos a lo dispuesto en la presente ley, contemplando modificaciones, adiciones o ampliaciones que surjan, a la Superintendencia de Industria y Comercio.
No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:
ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a Unidad Médica Integral María Auxiliadora, a través de los medios indicados:
• Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Unidad Médica Integral María Auxiliadora para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Información respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales por parte de Unidad Médica Integral María Auxiliadora
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a Unidad Médica Integral María Auxiliadora, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados:
• La corrección o actualización de la información.
• La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
• Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.
Atención y respuesta por parte de Unidad Médica Integral María Auxiliadora:
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, Unidad Médica Integral María Auxiliadora deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA
Cuando se acceda o utilicen los servicios contenidos dentro de los sitios web de Unidad Médica Integral María Auxiliadora, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de Unidad Médica Integral María Auxiliadora tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
14. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
Unidad Médica Integral María Auxiliadora, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de Unidad Médica Integral María Auxiliadora se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. Unidad Médica Integral María Auxiliadora exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
Las medidas de seguridad se enfocan a la protección de la información. Estas medidas permiten tener el control sobre qué empleados acceden, modifican o cambian, borran, adulteran, eliminan la información y/o datos personales, de acuerdo con los perfiles asignados.
15. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES
La información suministrada por el titular con plena libertad será tratada por el área responsable según la necesidad y en el caso de envío de correos masivos la información podrá ser suministrada a un outsourcing asignado por la empresa.
Igualmente, Unidad Médica Integral María Auxiliadora podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a Unidad Médica Integral María Auxiliadora cuando se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de Unidad Médica Integral María Auxiliadora.
En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre Unidad Médica Integral María Auxiliadora y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:
• Dar Tratamiento, a nombre de Unidad Médica Integral María Auxiliadora a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
• Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.
16. LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
17. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
Unidad Médica Integral María Auxiliadora tiene la discreción de actualizar esta política de privacidad en cualquier momento. Sugerimos a los usuarios verificar frecuentemente esta página para estar al tanto de cambios hechos para que se mantengan informados del cómo estamos ayudando a proteger la información personal que recibimos. El Usuario accede y está de acuerdo que es su responsabilidad de revisar periódicamente ésta política de privacidad y estar al tanto de sus modificaciones.
18. VIGENCIA
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 1 de noviembre de 2017.